文档版本： V1.0
适用系统： 运城制版集团会话存档系统
发布日���： 2026年6月
文档性质： 管理员操作指南
运城制版集团会话存档系统是基于企业微信会话内容存档（Session Content Archive）API开发的聊天记录合规存档解决方案。系统通过对接企业微信官方接口，实现对企业内部员工之间、员工与外部客户之间的所有沟通记录进行实时存档、检索和管理。
本系统的核心价值在于让企业拥有对全部沟通数据的完整掌控能力。无论是文字消息、图片、文件、语音、视频，还是员工主动撤回或删除的消息，系统都会自动留存，确保沟通数据的完整可追溯。系统采用私有化部署方式，所有数据存储在企业自有服务器上，数据由企业自主掌控，不会外泄至任何第三方平台。
系统登录方式： 采用企业微信扫码登录，无需记忆账号密码，扫码即完成身份认证。
和原生企业微信的区别： 企业微信原生界面中，员工可以自行删除聊天记录或撤回消息，管理员在原生后台无法查看到这些被删除的内容。本系统通过在API层面实时复制并存储所有聊天数据，让管理员可以看到完整的、不可篡改的沟通记录。这是本系统与原生企业微信管理后台最本质的区别。
关于数据安全： 所有数据部署在企业自己的服务器上，不经过任何第三方云平台。聊天数据经过企业微信官方加密协议采集，由企业自主密钥解密，从采集、传输、存储到前端展示实现全链路安全可控。
关于存储容量： 聊天记录中的文字内容存储在MySQL数据库中，图片、文件、语音等附件存储在服务器的文件系统中。日积月累，建议关注硬盘使用情况，适时扩容。一般来说，100人规模的企业，每天约产生100-300MB的数据（含图片和文件附件），以此可作为存储规划的参考依据。
| 功能模块 | 功能说明 | |---------|---------| | 聊天记录存档 | 文字、图片、文件、语音、视频、小程序卡片、名片、位置、红包、链接、回执消息、表情等全类型消息实时存档 | | 撤回/删除追溯 | 员工撤回或删除的消息仍被完整保留，管理员可正常查看内容 | | 敏感词预警 | 自定义敏感词库，实时检测违规内容并触发多级告警 | | 数据看板 | 多维度数据可视化，消息量趋势、员工活跃度、响应时效等核心指标 | | 客户管理 | 客户信息自动同步、标签分组、会话状态跟踪 | | 离职继承 | 员工离职时客户与历史记录可一键移交 | | 权限分级管控 | 超管、管理员、质检员等多角色体系 | | 手机端查看 | 支持手机浏览器随时随地查看会话动态 | | 操作日志审计 | 所有管理员操作全程留痕 |
本系统适用于需要合规存档和员工服务监管的各类企业场景：
金融保险行业： 销售人员的客户沟通需合规留档，满足监管机构对销售过程可回溯的要求。银行理财经理、保险代理人向客户推荐产品的话术是否合规，是否存在夸大承诺、误导销售等行为。
制造业/贸易零售： 销售团队与客户的报价、合同、售后沟通需完整保存，便于纠纷追溯。当客户投诉销售承诺与实际不符时，管理员可调取完整的聊天记录核实事实。
服务业： 客服人员的服务质量监控与培训改进。通过查看历史对话，可发现服务中的不足之处并进行针对性培训。
医疗行业： 患者咨询记录的合规存档。
教育培训： 学员沟通记录的完整保存。
以运城制版集团的使用场景为例，系统可帮助管理层实时了解销售团队与客户的沟通情况，及时发现并处理飞单、私单、恶意诋毁公司声誉等违规行为，保障企业利益和客户资产安全。
系统采用主从高可用（Master-Slave）架构设计，由四个层次组成：
数据采集层： 通过企业微信会话存档API实时拉取聊天数据。系统作为客户端，主动向企业微信服务器发起数据拉取请求，确保数据不遗漏。
数据处理层： 数据接收后进行解密、解析、格式化处理。敏感词匹配引擎在此层对每条消息进行实时扫描，命中敏感词的记录会被额外标记和存储。
数据存储层： 使用MySQL数据库存储结构化数据（消息文本、员工信息、配置数据），文件系统存储非结构化数据（图片、文件、语音等附件）。
应用展示层： Web管理后台提供PC端的管理操作界面，同时支持通过手机浏览器访问的移动端适配版本。
系统支持分布式部署与自动故障切换，满足企业7×24小时不间断运行需求。全程私有化部署，无第三方平台介入。企业管理员无需具备编程能力，通过Web界面即可完成日常管理和监控工作。
在部署系统之前，需要准备一台符合要求的服务器。以下是不同规模企业的配置推荐。
#### 2.1.1 硬件配置推荐
| 企业规模 | CPU | 内存 | 硬盘 | 带宽 | 推荐操作系统 | |---------|-----|------|------|------|------------| | 100人以下 | 4核 | 8GB | 500GB | 2Mbps | Ubuntu 16.04 LTS | | 100-300人 | 4-8核 | 32GB | 1TB起 | 2Mbps | Ubuntu 16.04 LTS | | 300-500人 | 16核 | 64GB | 2TB起 | 10Mbps | Ubuntu 16.04 LTS |
以上为推荐配置。实际所需资源量会根据员工聊天频率和消息数量有所不同。建议初期按100人规模配置，后续根据实际使用情况扩容。需要注意的是，聊天记录的数据量会持续增长，硬盘空间应预留充足的余量。
#### 2.1.2 软件环境要求
| 软件组件 | 版本要求 | |---------|---------| | 操作系统 | Linux（Ubuntu 16.04推荐）或 Windows Server 2016/2019 | | JDK | JDK 8+ | | Web容器 | Tomcat 8+ | | 数据库 | MySQL 5.7+ | | 编程语言 | Java |
#### 2.1.3 网络要求
外网访问： 系统服务器需要稳定的外网连接，用于与企业微信API服务器通信以拉取聊天数据。
可信IP： 服务器的外网出口IP需要添加到企业微信管理后台的"可信IP"白名单中。
防火墙端口： 需要开放系统Web管理后台的访问端口（默认HTTP 80或HTTPS 443）。
带宽说明： 推荐配置中的带宽为服务器可用带宽。聊天数据的拉取需要稳定网络连接，数据量和员工人数越大，对带宽的要求越高。
⚠️ 重要提示：服务器外网出口IP如果发生变化，必须及时在企业微信管理后台修改可信IP并重启系统服务，否则系统将无法正常拉取会话数据。
系统部署由技术团队完成，以下是简要流程供管理员了解：
1. 企业微信权限申请： 在企业微信管理后台开启"会话内容存档"功能，获取CorpID、Secret、Token和EncodingAESKey等参数 2. 服务器准备： 按前述要求准备服务器，安装操作系统和所需的软件环境 3. 系统安装： 部署系统安装包，配置数据库连接 4. 企业微信对接： 在企业微信管理后台配置可信IP指向服务器，系统侧填入API对接参数 5. 启动验证： 启动系统服务，发送测试消息验证存档功能是否正常工作
详细的部署配置细节请参考随系统附带的《部署配置指南》文档。本文档的重点是部署完成后的日常使用操作。
系统部署完成后，管理员按以下步骤登录管理后台：
第一步：获取访问地址
联系系统部署人员获取管理后台的URL地址。通常格式为：
http://服务器IP:端口 或 https://域名
第二步：打开登录页面
在电脑浏览器中输入该地址，进入系统登录页面。页面中央会显示一个企业微信二维码，二维码上方通常会有企业名称标识。
⚠️ 如果浏览器提示"扫一扫"功能扫描页面上的二维码。扫描后手机端会显示确认登录的页面，点击"登录"即可。
前提条件：扫码的成员必须是本企业的企业微信用户，且已被系统管理员授予登录权限。如果扫码后提示"无权限"，请联系超管为您开通。
第四步：进入管理后台
扫码确认后，浏览器会自动跳转到系统首页（数据看板页面），表示登录成功。
本系统采用企业微信扫码登录，无需单独设置密码，安全性由企业微信的认证体系保障。但仍有几点需要注意：
- 不要在公共电脑上勾选"记住登录状态"
登录系统后首先进入的是数据看板首页。这是系统的驾驶舱页面，用数据卡片和图表的方式直观展示企业微信会话的核心数据。
数据看板默认划分为以下几个区域：
- 顶部：关键指标的汇总数据卡片
数据看板中展示的核心指标包括：
今日消息量： 当天所有受监控员工的聊天消息总数，包括内部聊天和外部客户聊天。这个数字反映了当天团队的沟通活跃度。
今日活跃员工： 当天至少发送或接收了一条消息的员工数量。通过这个指标可以了解开了存档功能的员工中有多少人在实际使用企业微信进行沟通。
今日违规次数： 当天系统检测到的涉及敏感词的聊天记录数量。如果这个数字突然升高，建议立即查看违规详情，确认是否存在批量违规行为。
本月消息趋势图： 以折线图展示本月每天的消息量变化曲线，帮助了解沟通活跃度在时间维度上的变化趋势。如果某个工作日出现显著下降，需要确认是否存在系统异常或员工大规模请假等情况。
员工消息排行： 按消息数量排序的员工活跃度排名，可快速识别沟通最活跃的员工。
数据看板支持按多种维度进行筛选：
时间筛选： 点击时间控件可选择今日、昨日、本周、本月或自定义时间段。系统会根据所选时间范围重新计算并展示对应数据。
部门筛选（如已配置部门信息）： 可按部门筛选，仅查看该部门的数据概览。方便部门负责人聚焦本团队的沟通数据。
数据导出： 部分图表支持导出为图片格式，点击图表右上角的导出按钮即可保存到本地。如需更详细的数据导出，可在对应报表模块中进行。
- 数据看板中的消息数据为实时更新。新发送的消息通常在数秒内即可在系统中查看。
聊天记录查看是本系统的核心功能，管理员可以查看受监控员工的所有聊天内容。
操作步骤：
1. 登录系统后，在左侧导航栏点击"聊天记录"或"会话查看"菜单
① 员工选择区域（左侧上方）： 列出所有开启了会话存档的员工。可通过上方的搜索框输入员工姓名、拼音首字母或手机号快速定位到目标员工。
② 聊天对象列表（左侧下方）： 选中某位员工后，下方自动刷新为该员工的所有聊天对象列表。列表包含外部客户、内部同事以及群聊。每个条目会显示最后一条消息的时间和内容摘要，方便快速跳转到最近的对话。
③ 聊天内容区域（右侧主区域）： 显示选中聊天对象与该员工的完整对话记录，按时间先后顺序排列。
④ 联系人详情区域（右侧边栏）： 显示当前聊天对象的姓名、企业微信账号、微信账号（如有）等基本信息。
⑤ 高亮模式开关： 开启后，聊天内容中触发敏感词的部分会以红色高亮显示，方便快速定位。
操作技巧：
- 如果员工较多，建议使用搜索功能快速查找，不必逐页翻找
进入具体的聊天对话后，您可以看到以下内容：
消息类型及展示方式：
| 消息类型 | 展示方式 |
消息状态标记：
- 正常消息：正常颜色显示
交互操作：
- 点击图片可放大查看
这是系统最核心的功能之一，也是和企业微信原生后台最大的区别。
功能说明：
在企业微信中，员工发送消息后可以撤回（2分钟内可撤回），也可以删除某条消息。在企业微信原生界面中，撤回的消息显示为"某某撤回了一条消息"，删除的消息则彻底消失不可见。
但在本系统中，即使员工撤回或删除了消息，系统仍会保留该消息的完整记录，管理员可以正常查看消息的具体文字内容和附件。也就是说，员工以为"删掉了"的消息，在管理后台里其实还在。
实际操作案例：
- 场景一： 某销售向客户口头承诺了合同范围外的优惠条件，事后心虚撤回。但在管理后台中，这条撤回的消息已经被系统存档，管理员可以查看完整的承诺内容。
当需要从大量聊天记录中查找特定信息时，可以使用搜索功能。
进入搜索：
在聊天查看页面上方点击"搜索"或"高级搜索"按钮，展开搜索条件面板。
搜索条件说明：
| 搜索条件 | 说明 | 使用示例 |
搜索操作：
1. 设置所需的一个或多个搜索条件 2. 点击"搜索"按钮 3. 系统显示符合条件的消息列表，按时间排序 4. 点击任意一条搜索结果，可跳转到该消息所在的完整对话上下文
搜索技巧：
- 使用多个条件组合搜索，精度更高
系统支持通过手机浏览器访问，方便管理者随时随地查看会话动态。
操作步骤：
1. 在手机浏览器中输入系统后台地址
手机端支持的功能：
- 查看聊天记录（与PC端内容一致）
手机端和PC端的区别：
手机端适用于日常快速巡查和应急查看。复杂操作如批量导出数据、精细权限配置等，建议在PC端进行。
敏感词管理功能帮助企业监控员工聊天中的违规或敏感内容，在风险发生前及时发现并处理。
功能说明：
敏感词库是敏感词管理的基础。管理员可以预设需要监控的关键词或词组，当员工聊天内容中出现这些词时，系统会自动标记并触发告警。
操作步骤：
1. 在左侧导航栏点击"敏感词管理" → "敏感词库"
敏感词输入规则：
- 多个敏感词之间使用英文逗号（,）隔开
示例词库内容：
私单,飞单,私下交易,跳单,回扣,返点,客户电话,加微信,不加公司,投诉12315,举报多词库管理：
系统支持建立多个敏感词库，适应不同部门的监管需求：
- 销售部词库：侧重监控飞单、私单、价格违规等
每个词库可独立命名、独立配置，互不干扰。
建立了敏感词库后，还需要配置敏感规则才能让系统开始执行监控。
敏感规则的组成：
一个完整的敏感规则包含两个要素：① 使用哪个敏感词库；② 对哪些员工/部门生效。
操作步骤：
1. 在左侧导航栏点击"敏感词管理" → "敏感规则"
生效说明：
规则配置完成并保存后立即生效。从生效时刻起，被监控员工的聊天中出现预设敏感词时，系统会自动捕获并记录到违规管理模块。
注意：敏感规则仅对配置生效后的聊天内容进行监控，不追溯历史消息。
进入违规管理：
点击左侧导航栏"敏感词管理" → "违规记录"。
违规记录列表：
列表中的每一条记录包含：
- 违规时间
查看违规详情：
点击"查看详情"可展开完整信息：
- 违规对话的完整上下文（前后若干条消息）
处理违规记录：
管理员可对每条违规进行以下操作：
- 标记已处理： 确认已了解该情况并完成了相应处理
系统支持三个级别的违规处置方式：
| 级别 | 处置方式 | 适用场景举例 |
配置示例：
- 敏感词"加微信"设一级 → 仅记录，不作处理
员工管理功能用于查看和管理已开启会话存档并授权了访问的员工。
员工列表：
点击左侧导航栏"员工管理"进入页面。
列表展示以下信息：
- 员工姓名
自动归档：
开启了会话存档功能的员工会自动出现在员工列表中，无需手动添加。如果某位员工不在列表中，请确认是否已开通过会话存档权限。
离职员工管理：
已离职但曾开启过存档功能的员工会自动归入"离职员工"独立列表。离职员工的聊天记录不会被删除，仍可正常查询。其名下的客户资源可通过"离职继承"功能转移给其他在职员工。
查看员工会话：
点击员工列表中的"查看会话存档"按钮，可直接进入该员工的只读会话查看模式，展示该员工全部可访问的对话信息。
客户管理页面展示与企业员工有过沟通的外部客户信息。
数据来源：
客户信息由系统自动同步，无需手动添加。员工通过企业微信添加客户、与客户对话后，客户信息便会自动进入系统。
客户列表展示信息：
- 客户姓名或昵称
会话状态说明：
| 状态 | 含义 |
筛选功能：
支持按会话状态、负责员工、客户添加时间等维度筛选列表，方便快速定位特定客户群体。
功能说明：
以下情况发生时，系统会向管理员发送提醒：
1. 员工删除了客户或拉黑了客户 — 系统记录并通知 2. 客户删除了员工或拉黑了员工 — 系统同样记录并通知
为什么重要？
- 员工删除客户的行为可能是跳单、私单的前兆迹象
功能说明：
当员工离职时，该员工负责的客户关系可以平滑转移给其他在职员工，确保客户资产不因人员变动而流失。
操作步骤：
1. 在"员工管理"中找到目标离职员工
转移内容：
- 客户关系： 接手员工自动成为这些客户的新联系负责人
作用：
客户资源属于企业资产，不应因员工离职而被带走或丢失。离职继承功能让客户交接过程无缝完成，接手员工可以快速了解客户历史背景，提供连续服务。
系统采用多角色权限体系，支持精细化管理：
| 角色 | 权限范围 | 说明 |
系统部署时，首个成功登录的管理员自动获得超管权限。超管可随时添加或调整其他管理员的权限。
超管可以为其他管理员设置数据查看范围的限制。
操作步骤：
1. 在左侧导航栏点击"系统设置" → "管理员管理" 2. 在列表中找到需要调整权限的用户 3. 点击"修改权限" 4. 选择监管范围：可按部门选择或按具体员工选择 5. 点击"保存"
权限生效说明：
- 设置立即生效
权限设置示例：
假设某公司有销售部和客服部两个部门：
功能说明：
后台操作日志记录所有管理员在系统中的关键操作行为，用于安全审计和责任追溯。
记录范围：
- 管理员登录和登出
查看操作日志：
1. 点击左侧导航栏"系统设置" → "操作日志"
建议： 超管应定期检查操作日志，确保所有管理员的操作在合规范围内。如发现异常操作记录，应及时核实并处理。
在"系统设置"页面，管理员可进行以下配置：
系统基本信息：
- 企业名称：修改后将显示在系统标题和页面顶部
企业微信对接参数：
包括CorpID、会话存档Secret、Token、EncodingAESKey等API对接参数的查看和修改。这些参数属于敏感信息，修改请谨慎。建议由超管或有技术背景的管理员操作。
通知设置：
- 配置系统通知的接收方式
详见第七章第7.3节。
日志保留时间：
操作日志的保留时长可在系统设置中配置。建议至少保留180天，以满足合规审计要求。日志文件会持续占用一定的数据库存储空间，请将其纳入整体的存储容量规划。
数据安全是系统正常运行的基础。建议制定并执行定期备份策略。
备份内容：
1. 数据库备份： 包含所有聊天记录、员工信息、系统配置等结构化数据
备份频次建议：
| 备份类型 | 建议频率 | 保留时长 | |---------|---------|---------| | 数据库全量备份 | 每日一次 | 至少30天 | | 文件增量备份 | 每日一次 | 至少30天 | | 数据库全量备份（归档） | 每月一次 | 至少1年 |
数据恢复：
如遇系统故障需要恢复数据，请联系技术团队进行恢复操作。恢复的基本流程为：安装基础系统环境 → 恢复数据库备份 → 恢复文件存储 → 验证数据完整性。
常见问题（FAQ）：
Q1：为什么登录后看不到聊天记录？
A：可能原因有三：① 您没有被授予查看权限，请联系超管确认您的权限范围；② 选择的员工未开启会话存档功能；③ 系统与企业微信之间的API连接出现异常，请检查服务器可信IP配置。
Q2：为什么数据看板显示无数据？
A：可能原因：① 当天确实没有聊天活动；② 系统与企业微信API连接中断；③ 服务器可信IP配置有误。建议先确认是否有员工正常使用企业微信沟通，再检查系统网络连接状态。
Q3：敏感词告警怎么不生效？
A：请检查：① 是否已创建敏感词库并配置了敏感规则；② 敏感规则是否已启用；③ 监控范围是否包含了目标员工；④ 目标员工是否在规则创建后有新消息产生（规则不追溯历史数据）。
Q4：聊天记录可以保存多久？
A：系统默认长期保存，不受时间限制。实际保存时长受限于服务器的存储空间容量。建议根据企业的实际需求和硬盘容量来制定数据保留和归档策略。
注意事项：
1. 客户联系配置： 如果聊天对象不是企业微信客户，需将监管员工加入到"客户联系"功能中。如遇到无法拉取群成员信息的问题，可让员工点击该联系人头像进入详情页，点击"确认为客户"后即可正常拉取。
2. 外网IP变更： 服务器外网出口IP发生变化时，必须在企业微信管理后台更新可信IP并重启系统服务，否则系统无法拉取新的聊天数据。
3. 存储空间监控： 聊天记录和附件会持续占用存储空间。建议定期登录服务器检查硬盘使用情况，避免因存储空间告罄导致系统异常。
4. 企业微信API变更： 企业微信官方可能不定期更新API接口。建议关注企业微信开放平台的更新公告，确保系统与最新API兼容。
5. 员工告知义务： 建议将聊天记录存档政策写入员工手册或管理制度，确保员工知悉并同意其工作沟通被存档。法律上这不仅是合规要求，也是企业的告知义务。
| 术语 | 含义 | |------|------| | 企业微信会话内容存档 | 企业微信官方提供的API能力，允许企业获取员工的聊天记录数据 | | 私有化部署 | 将系统安装在企业自己的服务器上，数据由企业自主掌控 | | Master-Slave | 主从架构，高可用设计方案 | | 敏感词库 | 预设的需要监控的关键词集合 | | 敏感规则 | 敏感词库和监控范围的组合配置 | | 离职继承 | 将离职员工的客户关系和历史记录转给其他员工 | | 可信IP | 企业微信后台配置的IP白名单 | | CorpID | 企业微信的企业唯一标识 | | Secret | 企业微信API的访问密钥 |
以下核心配置需要在企业微信管理后台完成。
B.1 开启会话内容存档功能
路径：管理后台 → 管理工具 → 会话内容存档
操作：开启该功能，配置加密公钥，设置可信IP地址。
B.2 获取API对接参数
- CorpID：管理后台 → 我的企业 → 企业信息
B.3 配置可信IP
路径：管理后台 → 管理工具 → 会话内容存档 → 可信IP
操作：添加系统服务器的外网IP地址。如服务器有多个外网IP，需全部添加。
B.4 配置员工授权
路径：管理后台 → 管理工具 → 会话内容存档 → 授权管理
操作：选择需要开启会话存档的员工，点击"授权"。
B.5 相关API文档链接
- 企业微信全部开放API：https://developer.work.weixin.qq.com/document
文档结束
如在使用过程中遇到本文档未覆盖的问题，请联系系统技术支持团队。
本系统在数据传输和存储过程中采用了多层加密机制，从技术层面保障会话数据的安全性。
数据传输加密： 系统与企业微信API之间的通信采用HTTPS加密协议，确保聊天数据在公网传输过程中不会被窃听或篡改。管理后台的Web访问同样强制使用HTTPS，管理员在浏览器中操作的所有请求均经过加密传输。
数据存储加密： 聊天记录中的文字内容以密文形式从企业微信API获取，系统使用企业预先配置的私钥进行解密后方可查看。图片和文件等附件在存储时建议启用文件系统的加密功能。
密钥管理： 会话解密密钥由企业自主生成和管理，系统仅在使用时读取，不会将密钥上传至任何外部服务器。密钥文件建议存储在安全的离线位置，并做好备份。
系统从三个层面控制数据访问：
第一层——身份认证： 只有本企业的企业微信用户且被系统授权的人员可以扫码登录。非本企业人员无法获取登录权限。
第二层——权限范围： 登录后的用户只能看到自己权限范围内的数据。超管可以查看全部数据，普通管理员只能查看被授权的员工和部门数据。
第三层——操作留痕： 所有数据访问和操作行为都会被记录到操作日志中，形成完整审计链。任何异常的数据访问行为都可以被追溯。
数据保留策略： 系统默认不设时间限制，从部署之日起所有数据持续保存。企业可根据自身需求配置自动清理策略：
- 设定数据保留时长（如180天、365天）
数据销毁： 当需要彻底删除数据时，建议在系统层面执行删除操作。仅删除数据库中的记录还不够，涉及的文件存储也需要同步清理。建议由技术团队协助完成彻底的数据销毁操作。
员工告知义务： 根据《个人信息保护法》和《网络安全法》的相关规定，企业在对员工的工作沟通进行监控和存档前，应当履行告知义务。具体做法包括：
1. 将聊天记录存档政策写入公司员工手册
数据出境合规： 本系统为私有化部署，所有数据保存在企业内部服务器，不存在数据出境问题。如后续涉及跨境数据传输，需另行评估合规要求。
故障一：系统无法登录
| 可能原因 | 排查方法 | 解决方案 | |---------|---------|---------| | 网络不可达 | 检查浏览器能否Ping通服务器IP | 联系网络管理员确认网络连通性 | | 系统服务未启动 | 联系技术团队检查服务状态 | 重启系统服务 | | 账号未授权 | 扫码后提示"无权限" | 联系超管开通权限 | | 证书问题 | 浏览器提示"不安全" | 自签名证书属于正常情况，点击"继续访问"即可 |
故障二：聊天记录不更新
| 可能原因 | 排查方法 | 解决方案 | |---------|---------|---------| | 可信IP变更 | 确认服务器外网IP是否有变化 | 在企业微信后台更新可信IP后重启服务 | | 企业微信API异常 | 检查企业微信服务状态是否正常 | 联系企业微信客服或等待服务恢复 | | 存储空间满 | 检查服务器硬盘剩余空间 | 清理或扩容存储 | | 授权过期 | 检查员工的会话存档授权是否到期 | 重新授权 |
故障三：敏感词告警不生效
| 可能原因 | 排查方法 | 解决方案 | |---------|---------|---------| | 规则未启用 | 检查敏感规则状态是否为"启用" | 点击启用 | | 监控范围不含目标员工 | 检查敏感规则的监控范围 | 调整监控范围 | | 词库为空 | 检查敏感词库中是否有内容 | 添加敏感词 | | 规则创建后无新消息 | 敏感词监控不追溯历史 | 等目标员工有新消息产生后测试 |
为确保系统长期稳定运行，建议管理员按照以下清单进行日常巡检：
每日巡检（可选）：
每周巡检（推荐）：
每月巡检（必需）：
如遇到本文档未覆盖的技术问题，可通过以下渠道联系技术支持团队：
- 技术支持电话： （请联系系统部署方获取）
联系技术支持时，请准备好以下信息，以便快速定位问题：
以下速查表供管理员日常快速参考：
| 操作 | 导航路径 | 关键步骤 | |------|---------|---------| | 查看员工聊天 | 聊天记录 → 选择员工 → 选择聊天对象 | 可使用搜索框快速定位员工 | | 搜索聊天内容 | 聊天记录 → 搜索框 | 设置关键字+时间范围 | | 查看违规记录 | 敏感词管理 → 违规记录 | 可查看详情、标记已处理 | | 新建敏感词库 | 敏感词管理 → 敏感词库 → 新建词库 | 英文逗号分隔多个词 | | 配置敏感规则 | 敏感词管理 → 敏感规则 → 新建规则 | 选择词库+选择监控范围 | | 设置管理员权限 | 系统设置 → 管理员管理 → 修改权限 | 选择监管范围（部门或员工） | | 离职继承 | 员工管理 → 选中离职员工 → 离职继承 | 选择接手员工并确认 | | 查看操作日志 | 系统设置 → 操作日志 | 可按时间/操作人筛选 |
| 配置项 | 路径 | |--------|------| | 会话内容存档开关 | 管理工具 → 会话内容存档 | | 可信IP设置 | 管理工具 → 会话内容存档 → 可信IP | | 员工授权管理 | 管理工具 → 会话内容存档 → 授权管理 | | 获取CorpID | 我的企业 → 企业信息 | | 获取Secret | 管理工具 → 会话内容存档 | | API文档 | developer.work.weixin.qq.com/document |
文档结束
如在使用过程中遇到本文档未覆盖的问题，请联系系统技术支持团队。
本文档为纯文本版操作手册。以下用文字详细描述各关键页面的界面布局和元素位置，供管理员在实际操作中对照参考。
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│ 运城制版集团会话存档系统 │ ← 顶部标题区
│ │
│ │
│ [企业微信二维码] │ ← 中央二维码（约200x200像素）
│ │
│ 请使用企业微信扫码登录 │ ← 提示文字
│ │
│ 首次使用？联系管理员开通权限 │ ← 底部提示
│ │
│ © 运城制版集团 | V1.0 │ ← 底部版权信息
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│ ◁ 导航栏 │ 数据看板 [今日] ▼ │
│────────────┤ │
│ 📊 数据看板│ ┌──────┐ ┌──────┐ ┌──────┐ ┌──────┐ │
│ 💬 聊天记录│ │ 1,284 │ │ 36 │ │ 3 │ │ 92% │ │
│ ⚠️ 违规管理│ │ 今日消息│ │活跃员工│ │违规次数│ │响应率 │ │
│ 👥 员工管理│ └──────┘ └──────┘ └──────┘ └──────┘ │
│ 👤 客户管理│ │
│ ⚙️ 系统设置│ 本月消息趋势 │
│ │ 📈 ▂▃▄▅▆▇█▇▆▅▄▃▂▁ │
│ │ │
│ │ 员工消息排行 │
│ │ 1. 张三 ════════════════ 486条 │
│ │ 2. 李四 ═══════════════ 423条 │
│ │ 3. 王五 ═════════════ 368条 │
│ │ 4. 赵六 ════════════ 295条 │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
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│ ◁ 导航栏 │ 聊天记录 [🔍 搜索] │
│────────────┤ │
│ 📊 数据看板│ ┌────────┐ ┌───────────────────────────┐ │
│ 💬 聊天记录│ │ 👤 员工 │ │ 聊天内容区域 │ │
│ ⚠️ 违规管理│ │────────│ │ │ │
│ 👥 员工管理│ │ □ 张三 │ │ [10:23] 张三：王总您好 │ │
│ 👤 客户管理│ │ □ 李四 │ │ [10:24] 客户：报价多少 │ │
│ ⚙️ 系统设置│ │ □ 王五 │ │ [10:25] 张三：3万含税 │ │
│ │ │────────│ │ [10:26] 客户：可以优惠吗 │ │
│ │ │ [聊天对象] │ │ [10:27] 张三：最低2.8万 │ │
│ │ │────────│ │ ↓ 继续滚动 │ │
│ │ │🏢 外部客户│ │ │ │
│ │ │ 🏠 内部群│ │ ⭐ 高亮模式 [○ 关闭] │ │
│ │ │ 🏘 群聊 │ └───────────────────────────┘ │
│ │ └────────┘ │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ◁ 导航栏 │ 敏感词管理 [词库管理] [规则配置] [违规记录] │
│────────────┤ │
│ 📊 数据看板│ ┌──────────────────────────────────────┐ │
│ 💬 聊天记录│ │ [+ 新建词库] │ │
│ ⚠️ 违规管理│ ├──────────────────────────────────────┤ │
│ 👥 员工管理│ │ 📁 销售违规词库 8个词 编辑 ✕ │ │
│ 👤 客户管理│ │ 私单,飞单,回扣,返点,跳单... │ │
│ ⚙️ 系统设置│ ├──────────────────────────────────────┤ │
│ │ │ 📁 客服服务词库 5个词 编辑 ✕ │ │
│ │ │ 辱骂,态度差,投诉,差评... │ │
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以下提供三个完整操作案例，帮助新管理员快速上手。
场景： 王总发现公司最近流失了几位大客户，他怀疑销售部的张三跟其中一位客户有私下交易。需要查看张三的相关聊天记录。
操作步骤：
1. 登录系统： 打开浏览器输入系统地址，企业微信扫码登录 2. 进入聊天记录： 点击左侧导航栏的"聊天记录" 3. 选择员工： 在员工选择区域上方的搜索框中输入"张三"，系统自动定位到张三 4. 查看聊天对象： 在聊天对象列表中找到怀疑的那位客户 5. 查看聊天内容： 点击该客户，右侧聊天区域加载完整对话 6. 开启高亮模式： 点击高亮模式开关，系统自动标记聊天中的敏感词 7. 搜索关键字： 如需进一步确认，可使用搜索功能搜索"私下"、"回扣"、"私人账户"等关键词 8. 查看撤回消息： 留意消息列表中灰色标记的消息（已撤回或已删除），这些往往是关键信息 9. 导出证据： 如发现违规行为，可截图或导出相关聊天记录作为证据
场景： 公司启动了全员合规培训，需要在系统中对销售部全体成员开启敏感词监控，监控范围包括"竞品名称"、"私下交易"等词汇。
操作步骤：
1. 创建敏感词库： - 点击"敏感词管理" → "敏感词库" → "新建词库" - 名称设为"全员监控词库" - 输入敏感词：私单,飞单,跳单,回扣,返点,竞品A,竞品B,私下交易 - 点击"保存"
2. 配置敏感规则： - 点击"敏感词管理" → "敏感规则" → "新建规则" - 规则名称设为"销售部全员监控" - 选择词库：全员监控词库 - 选择范围：勾选销售部全体员工 - 处置级别设为"三级（通知管理员）" - 点击"保存"
3. 验证规则生效： - 让销售部一位同事配合发送一条包含"私单"的测试消息 - 前往"违规记录"查看是否被成功捕获 - 确认后通知全员规则已生效
场景： 销售部的李四离职，他名下的50个客户需要交接给王五继续跟进。
操作步骤：
1. 确认李四已离职： 在企业微信管理后台将李四的账号禁用或删除 2. 进入员工管理： 点击左侧导航栏"员工管理" 3. 找到离职员工： 在"离职员工"列表中找到李四 4. 点击离职继承： 点击"离职继承"按钮 5. 选择接手人： 在弹出的窗口中选择"王五" 6. 确认转移： 点击确认，系统自动完成客户关系和聊天记录的转移 7. 验证： 登录王五的账号（或让王五自己登录），确认可以看到继承过来的客户和历史聊天记录
文档结束
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